Góc nhìn từ CEO thời chuyển đổi số
Bởi Ban Biên Tập ERP-CXO – 10 phút đọc
Trong nhiều cuộc họp chiến lược, rất nhiều CEO đặt cùng một câu hỏi:
“Chúng ta triển khai ERP để tối ưu vận hành hay đang vô tình biến ERP thành gánh nặng cho đội ngũ?”
Đây không phải câu hỏi công nghệ. Đây là câu hỏi quản trị.
Tóm tắt cho Lãnh đạo
ERP chỉ tạo ra giá trị thực khi nhân viên dùng vì tiện ích, không phải vì bị ép buộc.
Nếu hệ thống khiến đội ngũ phải nhập liệu thủ công, thao tác vòng vèo, làm báo cáo ngoài Excel, thì lúc đó nhân viên đang phục vụ ERP, không phải ngược lại.
Những nền tảng ERP hiện đại được thiết kế theo hướng người dùng như Acumatica (mobile-first, không giới hạn user) hay Oracle NetSuite (chuẩn hóa quy trình cho doanh nghiệp tăng trưởng) cho thấy một triết lý khác: ERP là trợ lý số, không phải “quản giáo số”.
Vấn đề nằm ở đâu?
Vì sao công cụ sinh ra để giải phóng sức lao động lại trở thành xiềng xích?
Câu trả lời không nằm ở phần mềm.
Nó nằm ở cách CEO và đội ngũ lãnh đạo triển khai ERP.
#1 – ERP không sai. Cách triển khai quyết định ai phục vụ ai
Ở góc nhìn CEO, ERP là tài sản chiến lược. Nhưng tài sản này chỉ phát huy giá trị khi thỏa mãn đồng thời ba điều kiện:
- Dữ liệu được thu thập tự động, hạn chế nhập tay
- Quy trình chuẩn hóa nhưng linh hoạt, phản ánh đúng cách doanh nghiệp vận hành
- Nhân viên dùng hệ thống vì nhẹ nhàng và hiệu quả, không phải vì quy định bắt buộc
Cách tiếp cận cũ – Cứng nhắc
Nhiều hệ thống ERP on-premise thế hệ cũ được triển khai thuần công nghệ. Quy trình bị “đúc bê tông” theo phần mềm. Nhân viên phải học cách phục vụ hệ thống thay vì hệ thống phục vụ công việc.
Kết quả thường thấy trong các dự án thực tế tại Việt Nam:
- Thao tác nhiều bước không cần thiết
- Lệ thuộc vào một vài “key user”
- ERP bị né tránh, chỉ dùng khi bắt buộc
Cách tiếp cận mới – Cloud-native
Các nền tảng cloud-native như Acumatica hay Oracle NetSuite được thiết kế xoay quanh người dùng cuối:
- Mobile-first
- Dễ tích hợp
- Không giới hạn số lượng user
Ngược lại, NetSuite theo đuổi triết lý chuẩn hóa để mở rộng, rất phù hợp với doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, miễn là CEO chủ động quản trị thay đổi và văn hóa sử dụng hệ thống.
#2 – Dấu hiệu nhân viên đang phải “phục vụ” hệ thống
CEO có thể nhận diện rất nhanh qua ba dấu hiệu sau:
1. Quy trình chạy theo phần mềm
Nhân viên phải “lách” hệ thống để hoàn thành công việc thực tế. Điều này cho thấy ERP không phản ánh đúng mô hình vận hành.
2. Nhập liệu thủ công tràn lan
ERP mà vẫn phải nhập tay nhiều chứng từ nghĩa là:
- Chưa tích hợp đúng
- Hoặc triển khai sai trọng tâm
Đây là kẻ thù lớn nhất của năng suất.
3. Báo cáo phải làm ngoài Excel
Khi người dùng buộc phải xuất dữ liệu ra Excel để tổng hợp, ERP đã thất bại ở vai trò cung cấp insight thời gian thực.
Các nền tảng hiện đại như Acumatica hay SAP S/4HANA xử lý rất triệt để bài toán này nếu được triển khai đúng.
#3 – Triết lý cho CEO: ERP là “trợ lý số”
ERP không phải công cụ kiểm soát.
ERP là hệ thống giúp mỗi nhân viên:
- Làm việc nhanh hơn
- Ít lỗi hơn
- Ra quyết định tốt hơn
Để đạt được điều này, CEO cần định hình rõ:
- Thiết kế quy trình từ người dùng cuối (user-centric)
- Ưu tiên tự động hóa thay vì ép thao tác
- Tích hợp hệ thống để loại bỏ nhập liệu lặp
- Gắn trách nhiệm Adoption cho quản lý trung gian
Trong các dự án triển khai thực tế tại Việt Nam, Acumatica đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có quy trình linh hoạt như bán lẻ đa kênh, sản xuất theo đơn, xây dựng. Khi nhân viên “dễ thở”, ERP tự nhiên được chấp nhận.
Ở chiều ngược lại, các tập đoàn lớn chọn Microsoft Dynamics 365 hoặc SAP S/4HANA để chuẩn hóa toàn chuỗi giá trị, nhưng cái giá phải trả là yêu cầu Change Management rất cao.
#4 – Vai trò của CEO: Người “gác cửa” cho nhân viên
ERP không phải việc của riêng CIO hay IT.
CEO là người cuối cùng chịu trách nhiệm cho trải nghiệm của nhân viên với hệ thống.
5 quyết định chiến lược CEO cần làm
- Chọn nền tảng cho phép tùy chỉnh và mở rộng theo mô hình kinh doanh
- Đầu tư đào tạo như một khoản đầu tư dài hạn
- Triển khai theo từng giai đoạn nhỏ, liên tục cải tiến
- Đặt KPI Adoption cho quản lý, không khoán trắng cho IT
- Ưu tiên ERP có kiến trúc API-first để tránh silo dữ liệu
Lời kết
Một doanh nghiệp chỉ thật sự chuyển đổi số khi:
- Nhân viên muốn dùng ERP
- Dữ liệu liền mạch
- Quy trình được tự động hóa
ERP không phải dự án công nghệ.
Đó là chiến lược quản trị con người.
Khi hệ thống nhẹ nhàng, linh hoạt và hướng người dùng, doanh nghiệp sẽ tăng tốc nhanh hơn và phát triển bền vững hơn.
FAQ – Câu hỏi CEO thường hỏi về ERP
ERP có nên ép nhân viên tuân thủ quy trình chuẩn không?
Có, nhưng quy trình phải phản ánh thực tế vận hành. ERP không nên buộc con người làm theo những bước không tạo giá trị.
Vì sao nhiều dự án ERP thất bại ở Adoption?
Do tập trung vào phần mềm thay vì trải nghiệm người dùng và đào tạo quản lý trung gian.
Doanh nghiệp Việt nên chọn ERP linh hoạt hay chuẩn hóa?
Phụ thuộc giai đoạn tăng trưởng. Doanh nghiệp đang mở rộng nhanh cần chuẩn hóa có kiểm soát, nhưng vẫn phải đảm bảo user-centric.
ERP cloud có phù hợp với doanh nghiệp trung bình và lớn không?
Có. Các nền tảng cloud-native hiện nay đã đáp ứng tốt yêu cầu hiệu năng, bảo mật và mở rộng cho doanh nghiệp Việt.
