Bài viết này hướng dẫn quy trình – đúng thứ mà doanh nghiệp xây dựng Việt Nam đang thiếu khi triển khai ERP.
Mục tiêu của quy trình:
- Nhìn trước chi phí – doanh thu theo từng tháng
- Phát hiện lệch ngân sách trước khi khóa sổ
- Cập nhật ngân sách dự án dựa trên thực tế phát sinh, không dựa vào cảm tính
Bước 1 – Kích hoạt năng lực dự báo ngân sách dự án
Thao tác
- Enable Budget Forecast trong hệ thống
- Chạy Validate Project Balances
Ý nghĩa quản trị
Đây là bước chuyển rất quan trọng:
- Từ ERP chỉ ghi nhận số liệu
- Sang ERP chủ động hỗ trợ dự báo
Trong các dự án triển khai thực tế tại Việt Nam, rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước này, dẫn đến việc “có Acumatica nhưng không dùng được forecast”.
Bước 2 – Chuẩn hóa tiến độ để làm nền cho dự báo
Thao tác
- Khai báo Planned Start Date và Planned End Date cho từng task
- Task phải ở trạng thái In Planning
Vì sao bước này quyết định độ chính xác dự báo?
Acumatica dự báo ngân sách theo thời gian, không theo tổng.
Nếu task không có mốc thời gian:
- Ngân sách chỉ là con số tĩnh
- Không thể dự báo theo tháng
- Không phát hiện được lệch pha dòng tiền
👉 Đây là khác biệt lớn giữa quản lý dự án bằng Excel và quản trị dự án bằng ERP.
Bước 3 – Phân bổ ngân sách theo kỳ tài chính (Forecast)
Thao tác
- Tạo Project Budget Forecast
- Generate Periods
- Distribute ngân sách theo từng tháng
Kết quả đạt được
Mỗi hạng mục chi phí và doanh thu:
- Có ngân sách gốc
- Có ngân sách dự báo
- Có kế hoạch phân bổ theo tháng
Lúc này, ban lãnh đạo không còn nhìn ngân sách theo tổng dự án, mà theo câu hỏi:
- Tháng này đáng lẽ phải tốn bao nhiêu?
- Doanh thu dự kiến bao nhiêu?
- Lệch bao nhiêu so với kế hoạch?
Bước 4 – Hấp thụ chi phí & doanh thu thực tế vào forecast
Tình huống rất phổ biến tại công trình
- Chi phí phát sinh sớm hơn hoặc muộn hơn kế hoạch
- Doanh thu không ghi nhận đúng tháng dự kiến
Acumatica xử lý thế nào?
- Dòng Delta và số liệu màu đỏ xuất hiện
- Hệ thống cảnh báo có phát sinh ngoài kỳ forecast
- Chỉ cần Update Forecast Lines
- Kỳ mới tự động được bổ sung
- Forecast được điều chỉnh theo thực tế
👉 Quan trọng: thực tế dẫn dắt dự báo, không phải ngược lại.
Bước 5 – Cập nhật ngân sách dự án từ forecast
Khi nào cần làm bước này?
- Khi phát sinh chi phí là bản chất
- Không còn là lệch tạm thời
Thao tác
- Điều chỉnh Revised Budget trong forecast
- Click Update Project Budget
Giá trị mang lại
- Ngân sách gốc vẫn được giữ để so sánh
- Ngân sách điều chỉnh phản ánh đúng thực tế
- Ban giám đốc có cơ sở ra quyết định:
- Tiếp tục
- Điều chỉnh
- Hay dừng dự án
Quy trình này mang ý nghĩa gì với doanh nghiệp xây dựng Việt Nam?
Với các công ty xây dựng, tổng thầu EPC, D&B tại Việt Nam, quy trình dự báo này giúp:
- Không bị “bất ngờ” khi khóa sổ
- Kiểm soát lợi nhuận dự án theo thời gian thực
- Nhận diện sớm dự án có nguy cơ lỗ
- Chuyển ERP từ công cụ kế toán sang công cụ điều hành
Trong các dự án triển khai thực tế, sự khác biệt không nằm ở phần mềm – mà nằm ở việc doanh nghiệp có đi đủ quy trình này hay không.
Kết luận ngắn gọn
Dự báo chi phí và doanh thu công trình:
- Không phải bài toán tài chính phức tạp
- Mà là bài toán kỷ luật quản trị
Acumatica Construction Edition cung cấp đầy đủ công cụ.
Giá trị thật sự chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp vận hành đúng quy trình như trên.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp xây dựng vừa có cần dự báo chi tiết như vậy không?
Càng cần. Quy mô càng nhỏ, sai lệch ngân sách càng dễ gây rủi ro dòng tiền.
2. Forecast có thay thế kế toán không?
Không. Forecast phục vụ quản trị, kế toán vẫn là nguồn ghi nhận chính thức.
3. Có thể dự báo cả chi phí và doanh thu không?
Có. Forecast áp dụng cho cả cost budget và revenue budget.
4. Bao lâu nên cập nhật forecast?
Thông lệ tốt là hàng tháng hoặc ngay khi có biến động lớn tại công trình.
Tìm hiểu thêm về Acumatica Construction Edition
