Xoá lịch sử kiểm toán và chia sẻ bố cục báo cáo trong Acumatica ERP

Hai vấn đề quản trị mà doanh nghiệp dùng ERP lâu năm đều gặp: lịch sử kiểm toán phình ra theo thời gian, và mỗi người dùng tự bày một kiểu cột báo cáo khiến việc trao đổi số liệu trở nên khó khăn. Acumatica ERP 2026 R2 xử lý cả hai bằng hai tính năng nằm trong nhóm nền tảng: xoá lịch sử kiểm toán theo chính sách lưu trữ, và chia sẻ cấu hình cột cho truy vấn đã công bố.

Xoá lịch sử kiểm toán theo chính sách lưu trữ

Lịch sử kiểm toán có thể phình rất nhanh, đặc biệt ở môi trường có khối lượng giao dịch lớn. Từ bản 2026 R2, quản trị viên có thể xoá các bản ghi lịch sử kiểm toán ở mức trường đã cũ để giúp quản lý kích thước cơ sở dữ liệu, trong khi vẫn giữ lại thông tin kiểm toán gần nhất.

Form mới Purge Audit History (SM505550) cho phép rà số lượng bản ghi lịch sử kiểm toán đang lưu cho từng bảng được kiểm toán, xoá các bản ghi cũ hơn một khoảng thời gian lưu trữ chỉ định, và theo dõi các lần xoá trước đó. Doanh nghiệp cũng đặt được lịch chạy tự động qua form Automation Schedules (SM205020).

Trước khi xoá, nút Calculate History giúp tính lượng lịch sử kiểm toán hiện có cho từng bảng. Form cung cấp các thông tin: danh sách bảng được kiểm toán trong hệ thống, các màn hình hiện sinh bản ghi kiểm toán, tổng số bản ghi lịch sử cho mỗi bảng, và ngày thống kê được tính gần nhất. Nếu lịch sử đã từng bị xoá, form còn hiển thị ngày đã xoá tới, thời điểm xoá và người thực hiện. Nếu lịch sử bị xoá sau lần tính gần nhất, form cảnh báo số liệu hiển thị có thể đã cũ và nhắc tính lại.

Để xoá, doanh nghiệp nhập số tháng lưu trữ vào ô Purge After (Months); form hiển thị ngày cắt trong ô Purge Audit History Before. Sau đó có thể xoá ngay các bảng đã chọn hoặc đặt lịch chạy định kỳ. Điểm đáng chú ý về kiểm soát: hệ thống cảnh báo nếu khoảng lưu trữ dưới 12 tháng, nhằm tránh xoá nhầm thông tin kiểm toán gần đây. Khi xem lịch sử kiểm toán sau khi đã xoá, hệ thống cho biết thông tin kiểm toán trước đó không còn khả dụng.

Chia sẻ cấu hình cột cho truy vấn đã công bố

Tính năng Share Column Configuration trước đây chỉ có cho màn hình kết quả truy vấn Generic Inquiry trong Classic UI, nay đã có trong Modern UI. Từ bản 2026 R2, quản trị viên cấu hình và chia sẻ một bố cục cột cho truy vấn đã công bố, giúp người dùng có bố cục khởi đầu thống nhất mà không phải tự cấu hình từng màn hình.

Trong bố cục chia sẻ, quản trị viên quy định cột nào hiển thị, thứ tự cột và độ rộng cột. Người dùng vẫn tự cá nhân hóa được cho nhu cầu riêng; cấu hình cá nhân có quyền ưu tiên hơn cấu hình chia sẻ, và người dùng có thể đặt lại thay đổi bất cứ lúc nào để quay về bố cục chia sẻ.

Về cách thực hiện, với một truy vấn đã công bố có mã màn hình, người dùng được phép bấm Settings rồi UI Configuration và dùng chế độ cấu hình giao diện để chỉ định cột, đổi thứ tự và chỉnh độ rộng. Khi bấm Apply To All, có hai lựa chọn tác động tới cấu hình cá nhân hiện có: giữ nguyên cấu hình cá nhân, tức ai đã tự chỉnh thì giữ nguyên còn bố cục chia sẻ dùng cho người chưa có cấu hình cá nhân; hoặc ghi đè cấu hình cá nhân, tức xoá cấu hình cá nhân hiện có và áp bố cục chia sẻ cho tất cả người dùng.

Doanh nghiệp cũng có thể nạp cấu hình cột cá nhân của một người dùng làm điểm khởi đầu cho bố cục chia sẻ, hoặc đặt lại cấu hình chia sẻ về mặc định của truy vấn. Quyền cấu hình và chia sẻ bố cục, cũng như chỉ định bộ lọc mặc định cho một dạng xem chia sẻ, thuộc về người dùng được gán vai trò Personalization Management Role khai tại form Security Preferences (SM201060). Cấu hình cột chia sẻ còn xuất và nhập được qua file XML, đưa được vào dự án tùy chỉnh, và dùng được cho bố cục truy vấn trên nhiều tenant mà không phải cấu hình lại từng màn hình.

Vì sao CXO nên quan tâm?

Ba lý do. Thứ nhất, kích thước cơ sở dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí hạ tầng và tốc độ hệ thống, nên việc xoá lịch sử kiểm toán theo chính sách là quyết định quản trị có tác động tài chính. Thứ hai, chính sách lưu trữ lịch sử kiểm toán liên quan tới yêu cầu tuân thủ và kiểm toán nội bộ, nên cần ban lãnh đạo phê duyệt chứ không nên để kỹ thuật tự quyết. Thứ ba, bố cục báo cáo thống nhất giúp các cuộc họp quản trị diễn ra trên cùng một cách nhìn số liệu, thay vì mỗi người một bố cục.

Acumatica ERP hỗ trợ như thế nào?

Acumatica ERP không tính phí theo người dùng, nên doanh nghiệp có thể cho nhiều nhóm cùng dùng báo cáo và bảng điều khiển mà không lo chi phí giấy phép. Nền tảng đưa các thiết lập quản trị như chính sách lưu trữ và bố cục chia sẻ vào đúng chỗ, có mô hình quản trị theo thông lệ tiên tiến giúp chuẩn hóa, và khả năng tích hợp AI cho các bước nhập liệu và đối chiếu lặp lại. Tại Việt Nam, S4 Consulting là Gold Partner của Acumatica với hơn 31 chứng chỉ toàn cầu.

Câu hỏi thường gặp

Xoá lịch sử kiểm toán có mất dữ liệu nghiệp vụ không?

Không. Tính năng chỉ xoá bản ghi lịch sử kiểm toán ở mức trường đã cũ hơn khoảng lưu trữ chỉ định; dữ liệu nghiệp vụ không bị ảnh hưởng.

Khoảng lưu trữ bao lâu là hợp lý?

Tùy yêu cầu tuân thủ của từng doanh nghiệp. Hệ thống cảnh báo nếu đặt dưới 12 tháng để tránh xoá nhầm thông tin gần đây.

Bố cục chia sẻ có ghi đè cấu hình của người dùng không?

Tùy lựa chọn khi áp dụng: giữ nguyên cấu hình cá nhân, hoặc ghi đè để áp bố cục chia sẻ cho tất cả người dùng.