Tác giả: Lạc Phạm - CEO của S4 Consulting Co Ltd.
ERP luôn thay đổi theo thời gian. Trước đây, khi triển khai ERP, mục tiêu là đưa càng nhiều nghiệp vụ lên ERP càng tốt. Một dự án được xem là thành công khi toàn bộ quy trình từ mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, bảo trì, nhân sự... đều vận hành trên cùng một hệ thống. Khi đó, một ERP "all-in-one" được xem là kiến trúc lý tưởng.
Nhưng vài năm gần đây, khi ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang Cloud ERP, một xu hướng khác đang hình thành, dựa trên thách thức thực tế mà doanh nghiệp đối mặt: chi phí và sự linh động.
Cloud ERP đã trở thành xu hướng không thể đảo ngược
Một trong những nguyên nhân lớn nhất đến từ chính các hãng phần mềm. Oracle, SAP và gần như toàn bộ các nhà cung cấp ERP lớn trên thế giới đều đã chuyển trọng tâm sang Cloud ERP. Với nhiều khách hàng, việc tiếp tục sử dụng phiên bản On-premise như SAP ECC hay Oracle eBS sẽ ngày càng khó khăn khi các hãng giảm mạnh đầu tư nâng cấp và tập trung nguồn lực cho nền tảng Cloud.
Ở góc độ công nghệ, đây rõ ràng là một bước tiến tích cực. Cloud ERP giúp doanh nghiệp tiếp cận các quy trình quản trị hiện đại, giảm gánh nặng hạ tầng CNTT, liên tục được cập nhật các tính năng mới và nâng cao mức độ bảo mật. Quan trọng hơn, toàn bộ dữ liệu tài chính được tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp ban lãnh đạo có thể theo dõi tình hình doanh nghiệp theo thời gian thực thay vì phải chờ các báo cáo được tổng hợp vào cuối tháng.
Một Single Source of Truth lý tưởng!
Nhưng Cloud ERP cũng mang đến những thách thức mới
Thách thức đầu tiên là chi phí User License.
Trước đây, với On premise thì việc toàn bộ CBNV truy cập ERP là rất đỗi bình thường. Khi lên Cloud ERP với mô hình cấp phép theo số lượng người dùng, việc mở rộng hệ thống đến hàng trăm hoặc hàng nghìn người sử dụng có thể làm tổng chi phí sở hữu tăng lên rất đáng kể. Đây là điều mà nhiều doanh nghiệp bắt đầu tính toán nghiêm túc khi xây dựng chiến lược ERP dài hạn.
Thách thức thứ hai là khả năng tùy chỉnh.
Các Cloud ERP được xây dựng dựa trên best practice quốc tế, điều này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình rất tốt. Tuy nhiên, thực tế triển khai cho thấy mỗi doanh nghiệp đều có những quy trình đặc thù tạo nên lợi thế cạnh tranh riêng. Khi cần thay đổi sâu một quy trình trên Cloud ERP, doanh nghiệp thường phải đối mặt với chi phí phát triển cao hơn, thời gian triển khai dài hơn và không ít giới hạn nhằm đảm bảo khả năng nâng cấp của nền tảng. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp phải cân nhắc rất kỹ trước khi quyết định custom trực tiếp trên hệ thống ERP.
Công nghệ tích hợp đã thay đổi hoàn toàn cuộc chơi
Nếu cách đây mười năm, việc tích hợp nhiều hệ thống với nhau luôn được xem là một dự án lớn thì ngày nay bức tranh đã khác rất nhiều.
Sự trưởng thành của API cùng các nền tảng tích hợp như Oracle Integration Cloud, n8n và nhiều giải pháp iPaaS khác đã giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống trở nên đơn giản, ổn định và tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều. Doanh nghiệp không còn phải lo lắng rằng mỗi lần triển khai thêm một ứng dụng mới sẽ kéo theo một dự án tích hợp kéo dài nhiều tháng.
Chính sự thay đổi về công nghệ này đã tạo tiền đề cho một mô hình kiến trúc ERP hoàn toàn mới.
Hybrid 2-Tier ERP - Khi ERP trở về đúng vai trò của mình
Theo quan điểm của tôi, Hybrid 2-Tier ERP sẽ ngày càng trở nên phổ biến vì nó tận dụng được điểm mạnh của cả Cloud ERP và các nền tảng chuyên biệt.
Trong mô hình này, Cloud ERP đóng vai trò Single Source of Truth, tập trung toàn bộ dữ liệu tài chính cốt lõi như General Ledger, Accounts Payable, Accounts Receivable, Cash Management và Financial Reporting. Đây là nơi mọi số liệu cuối cùng được ghi nhận, kiểm soát và trở thành cơ sở cho các quyết định quản trị của ban lãnh đạo.
Trong khi đó, các nghiệp vụ cần số lượng người dùng lớn hoặc thường xuyên thay đổi như Purchase-to-Pay, Expense Management, Warehouse Management, Quality Control, POS, Field Service hay Supplier Portal sẽ được vận hành trên các nền tảng chuyên biệt hơn. Những nền tảng này có chi phí người dùng thấp hơn, khả năng tùy chỉnh linh hoạt hơn và được tích hợp hai chiều với Cloud ERP thông qua API theo thời gian thực.
Đây là điểm khác biệt quan trọng nhất. ERP không còn phải gánh mọi quy trình trong doanh nghiệp. ERP tập trung vào điều mà nó làm tốt nhất là quản trị tài chính và dữ liệu. Các nền tảng xung quanh sẽ đảm nhận những nghiệp vụ cần tốc độ đổi mới cao và khả năng thích ứng nhanh với hoạt động kinh doanh.
Đây không chỉ là câu chuyện về công nghệ mà còn là bài toán đầu tư
Điều tôi thích ở Hybrid 2-Tier ERP là doanh nghiệp không còn phải lựa chọn giữa chuẩn hóa và linh hoạt.
Doanh nghiệp vẫn có một hệ thống tài chính chuẩn quốc tế để đảm bảo tính kiểm soát và minh bạch. Đồng thời, họ cũng có thể triển khai các ứng dụng chuyên biệt với chi phí hợp lý hơn, mở rộng đến hàng trăm hoặc hàng nghìn người dùng mà không làm chi phí license tăng theo cùng một tỷ lệ. Khi quy trình kinh doanh thay đổi, doanh nghiệp có thể điều chỉnh trên các nền tảng nghiệp vụ mà không phải can thiệp sâu vào ERP Core.
Nhìn rộng hơn, đây không chỉ là một kiến trúc công nghệ. Đây còn là cách doanh nghiệp tối ưu tổng chi phí sở hữu hệ thống, tăng tốc đổi mới quy trình và bảo vệ khoản đầu tư ERP trong nhiều năm tới.
ExtSuite - lời giải cho 2 Tier ERP
Nhiều tập đoàn lựa chọn 2-Tier ERP để cân bằng giữa tính chuẩn hóa ở cấp tập đoàn và sự linh hoạt trong vận hành của các công ty thành viên. Trong mô hình này, ERP Tier 1 như Oracle Fusion Cloud ERP, SAP S/4HANA Cloud hay Microsoft Dynamics 365 đóng vai trò quản trị tài chính, hợp nhất dữ liệu và kiểm soát toàn doanh nghiệp, trong khi mỗi đơn vị thành viên cần một hệ thống đủ linh hoạt để đáp ứng đặc thù nghiệp vụ với chi phí hợp lý.
ExtSuite được phát triển để giải quyết chính bài toán đó. Thay vì mở rộng số lượng người dùng trên ERP Tier 1 với chi phí giấy phép cao, doanh nghiệp có thể triển khai các quy trình như Procurement, Approval Workflow, Inventory Request, Asset Management hay các ứng dụng vận hành khác trên ExtSuite. Toàn bộ dữ liệu được đồng bộ hai chiều với ERP tập đoàn theo thời gian thực hoặc theo lịch trình, đảm bảo tính nhất quán và khả năng kiểm soát.
Điểm khác biệt của ExtSuite nằm ở mô hình Unlimited User License, cho phép doanh nghiệp mở rộng số lượng người dùng mà không phải lo ngại chi phí license tăng theo từng nhân viên. Điều này đặc biệt phù hợp với các tổ chức có hàng nghìn người dùng chỉ cần tham gia các quy trình nghiệp vụ đơn giản như tạo yêu cầu mua hàng, phê duyệt, tra cứu hoặc theo dõi trạng thái công việc.
Với kiến trúc mở, khả năng tích hợp mạnh mẽ và thời gian triển khai nhanh, ExtSuite giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ sinh thái ứng dụng vệ tinh xung quanh ERP Tier 1. Kết quả là doanh nghiệp vừa bảo vệ được khoản đầu tư vào hệ thống ERP cốt lõi, vừa mở rộng phạm vi số hóa đến toàn bộ tổ chức với chi phí tối ưu, mang lại hiệu quả cao hơn cho chiến lược chuyển đổi số dài hạn.
Lời kết
Tôi tin rằng trong vài năm tới, chúng ta sẽ không còn tranh luận nhiều về việc ERP nào tốt hơn ERP nào. Câu hỏi quan trọng hơn sẽ là:
Đâu là nghiệp vụ nên nằm trong Cloud ERP, và đâu là nghiệp vụ nên được giao cho một nền tảng chuyên biệt nhưng vẫn tích hợp chặt chẽ với ERP?
Đó mới là tư duy kiến trúc mà tôi cho rằng sẽ trở thành xu hướng của các doanh nghiệp quy mô trung bình và lớn trong kỷ nguyên Cloud.
