Tái cấu trúc quy trình (BPR) hay triển khai ERP: Việc nào nên làm trước?

Doanh nghiệp không bắt buộc phải tái cấu trúc quy trình (Business Process Reengineering - BPR) xong rồi mới triển khai ERP, hoặc ngược lại. Theo Sean Chatterjee, Phó chủ tịch khu vực châu Mỹ của Acumatica, cả hai thứ tự đều mang lại lợi ích, nhưng làm song song thường hiệu quả về chi phí hơn vì doanh nghiệp tận dụng được thông lệ tốt có sẵn trong ERP và kinh nghiệm của đơn vị tư vấn. Điều quan trọng nhất là không dùng ERP để sao chép nguyên trạng những quy trình chưa hiệu quả.

BPR là gì?

BPR là việc thiết kế lại quy trình kinh doanh để giảm chi phí vận hành, cải thiện dịch vụ khách hàng, tăng năng suất và lợi nhuận. Một quy trình kinh doanh là chuỗi hoạt động nhằm đạt một mục tiêu cụ thể của tổ chức, ví dụ từ đặt hàng đến thu tiền, hay từ đề nghị mua đến thanh toán. BPR thường đi kèm việc áp dụng công nghệ mới như ERP.

Làm BPR trước ERP có lợi gì?

Khi làm BPR trước, doanh nghiệp đã mô tả rõ quy trình, biết chính xác cần những chức năng nào của ERP và nhân viên hiểu cách làm mới trước khi học phần mềm. Điều này giúp việc chọn ERP và viết yêu cầu triển khai chính xác hơn.

Tuy nhiên, nếu thiết kế quy trình hoàn toàn độc lập với phần mềm, doanh nghiệp dễ đưa ra những yêu cầu mà ERP phải tùy biến nặng mới đáp ứng được. Theo Acumatica, tùy biến quá nhiều để ERP khớp với quy trình hiện tại sẽ làm phức tạp việc nâng cấp về sau và giảm hiệu quả đầu tư.

Vì sao nhiều doanh nghiệp chọn làm song song?

Làm song song nghĩa là trong giai đoạn thiết kế giải pháp, đội dự án vừa xem quy trình hiện tại, vừa so với cách ERP đang hỗ trợ theo thông lệ, rồi quyết định giữ, sửa hay bỏ từng bước. Với doanh nghiệp Việt Nam, cách này đặc biệt phù hợp vì nhiều quy trình hình thành từ thói quen hoặc từ giới hạn của phần mềm kế toán cũ, không phải từ yêu cầu kinh doanh thực sự.

BPR gồm những giai đoạn nào?

1. Lập kế hoạch: xác định phạm vi, mục tiêu, vẽ quy trình hiện tại, chỉ ra điểm nghẽn và lập kế hoạch nguồn lực, thời gian, phê duyệt.
2. Thiết kế: loại bỏ các bước không tạo giá trị, tận dụng công nghệ, xây dựng mẫu thử và kiểm tra với nhóm người dùng nhỏ.
3. Triển khai: đưa quy trình mới vào vận hành kèm đào tạo, truyền thông rõ ràng và theo dõi hiệu quả.

Ban lãnh đạo cần cân nhắc những khía cạnh nào?

Acumatica gợi ý bốn khía cạnh. Tổ chức: cơ cấu, vai trò và trách nhiệm có thay đổi theo quy trình mới không. Công nghệ: mức độ tự động hóa, khả năng truy cập thông tin. Chiến lược: quy trình mới có phục vụ mục tiêu chung của công ty không. Con người: nhân viên có được giải thích lý do thay đổi và có cơ hội học kỹ năng mới không.

Trong thực tế, khía cạnh con người thường quyết định thành bại. Một quy trình phê duyệt mới có thể rất hợp lý trên giấy nhưng sẽ bị né tránh nếu trưởng bộ phận không hiểu vì sao phải thay đổi. Xem thêm phương pháp Fast & Saving để thấy cách S4 kết hợp rà soát quy trình trong giai đoạn thiết kế.

Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc làm BPR trước khi triển khai ERP không?

Không. Cả hai thứ tự đều có lợi ích. Nhiều doanh nghiệp chọn làm song song để tận dụng thông lệ tốt của ERP và kinh nghiệm đơn vị tư vấn.

Vì sao không nên tùy biến ERP theo đúng quy trình cũ?

Tùy biến nặng làm tăng chi phí, kéo dài dự án và gây khó khăn khi nâng cấp phiên bản. Quy trình cũ cũng có thể chứa những bước không còn tạo giá trị.

Ai nên chủ trì BPR trong doanh nghiệp?

BPR nên do ban lãnh đạo chủ trì với sự tham gia của trưởng các bộ phận, vì thay đổi quy trình ảnh hưởng đến vai trò, trách nhiệm và chỉ tiêu của nhiều phòng ban.

Bài viết được S4 Consulting biên tập và bổ sung bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam, dựa trên bài "Business Process Reengineering or ERP Implementation" của Sean Chatterjee trên blog Acumatica (04/01/2024).