Lực lượng lao động linh hoạt: Hệ thống quản trị doanh nghiệp cần thay đổi thế nào?

Lực lượng lao động linh hoạt, gồm nhân viên làm việc từ xa, làm việc kết hợp (hybrid), cộng tác viên tự do và nhân sự thời vụ, đang trở thành một phần cố định trong cách doanh nghiệp vận hành. Để quản lý đội ngũ phân tán hiệu quả, hệ thống quản trị doanh nghiệp cần đáp ứng bốn năng lực: cộng tác trên dữ liệu tập trung, đào tạo và chia sẻ tri thức, quản lý nhân sự và tiền lương cho mọi loại hình lao động, và bảo mật trên nền tảng cloud.

Xu hướng lao động linh hoạt đang diễn ra thế nào?

Bài viết của Sanket Akerkar, Giám đốc doanh thu của Acumatica, dẫn số liệu của Forbes Advisor tại Mỹ năm 2023: 12,7% nhân viên toàn thời gian làm việc hoàn toàn từ xa và 28,2% làm việc hybrid. Theo Upwork, khoảng 64 triệu người Mỹ làm việc tự do trong năm 2023.

Tại Việt Nam, mức độ làm việc từ xa thấp hơn, nhưng mô hình đội ngũ phân tán rất phổ biến ở dạng khác: nhân viên kinh doanh thị trường, kỹ sư tại công trường, nhân viên cửa hàng ở nhiều tỉnh, kế toán dịch vụ thuê ngoài, chuyên gia tư vấn theo dự án. Tất cả đều cần truy cập dữ liệu doanh nghiệp từ bên ngoài văn phòng.

Đội ngũ phân tán gặp những rủi ro gì?

Bài gốc nêu ba nhóm rủi ro chính. Thứ nhất là kiệt sức khi ranh giới giữa công việc và cuộc sống bị xóa nhòa. Thứ hai là cảm giác bị tách rời khi truyền thông nội bộ kém. Thứ ba là rủi ro an ninh mạng khi thiết bị cá nhân và mạng không an toàn được dùng để truy cập dữ liệu công ty. Theo Forbes Advisor, 73% lãnh đạo được khảo sát tin rằng nhân viên làm việc từ xa tạo ra rủi ro bảo mật lớn hơn.

Hệ thống quản trị cần có những năng lực nào?

Mô hình bản quyền ảnh hưởng thế nào đến đội ngũ linh hoạt?

Một điểm thường bị bỏ qua là chi phí bản quyền theo đầu người dùng. Khi mỗi cộng tác viên, nhân viên thời vụ hay quản lý chi nhánh đều cần một tài khoản, chi phí tăng nhanh và doanh nghiệp có xu hướng chia sẻ tài khoản, gây rủi ro kiểm soát. Acumatica dùng mô hình tính phí theo tài nguyên sử dụng, không giới hạn số người dùng, nên doanh nghiệp có thể cấp quyền cho đội ngũ linh hoạt mà không tăng phí bản quyền. Bài gốc dẫn trường hợp Incubeta, công ty truyền thông số khoảng 500 nhân sự, chuyển từ Sage sang Acumatica và vận hành không gián đoạn khi phải làm việc từ xa.

CEO nên bắt đầu từ đâu?

Hãy liệt kê các nhóm người cần truy cập dữ liệu nhưng hiện đang làm việc ngoài hệ thống, ví dụ nhân viên kinh doanh, quản lý công trường hay cửa hàng. Sau đó xác định dữ liệu tối thiểu mỗi nhóm cần, quyền hạn phù hợp và thiết bị họ dùng. Đây là cơ sở để chọn nền tảng cloud và thiết kế phân quyền. Xem thêm chuyển đổi số thực chất là gì.

Câu hỏi thường gặp

Lao động linh hoạt là gì?

Lao động linh hoạt bao gồm nhân viên làm việc từ xa, làm việc kết hợp, cộng tác viên tự do và nhân sự thời vụ, thay cho mô hình toàn bộ nhân viên làm việc cố định tại văn phòng.

ERP cloud có an toàn khi nhân viên truy cập từ xa không?

ERP cloud có thể an toàn nếu được cấu hình phân quyền theo vai trò, xác thực nhiều lớp và chính sách thiết bị phù hợp. Nhà cung cấp cloud đảm nhận vá lỗi, giám sát và sao lưu hạ tầng.

Vì sao mô hình không giới hạn người dùng phù hợp với đội ngũ linh hoạt?

Mô hình không giới hạn người dùng cho phép cấp tài khoản riêng cho cộng tác viên, nhân sự thời vụ và chi nhánh mà không tăng phí bản quyền, giúp kiểm soát quyền truy cập tốt hơn.

Bài viết được S4 Consulting biên tập và bổ sung bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam, dựa trên bài "Adapting to the Future of Work: Business Management Solutions for the Flexible Workforce" của Sanket Akerkar trên blog Acumatica (13/02/2024).