Tự động hóa AI do người dùng dẫn dắt: Cách doanh nghiệp tăng hiệu quả và giữ chân nhân tài

Tự động hóa AI do người dùng dẫn dắt là cách tiếp cận trong đó chính nhân viên, những người hiểu rõ công việc nhất, chỉ ra điểm nghẽn, việc lặp lại hay lỗi thường gặp, rồi áp dụng tự động hóa để xử lý và giữ cho vấn đề không quay lại. Theo Doug Johnson, Phó chủ tịch quản lý sản phẩm của Acumatica, cách làm này giúp doanh nghiệp vừa giảm chi phí, vừa giải quyết bài toán tuyển dụng và giữ chân nhân sự, vì công việc trở nên ít nhàm chán và có giá trị hơn.

Vì sao AI trở thành câu chuyện nhân sự, không chỉ là chi phí?

Bài viết dẫn khảo sát của SCORE tại Mỹ, trong đó chủ doanh nghiệp nhỏ xếp tuyển đúng người (60,7%) là thách thức hàng đầu và giữ chân, tạo động lực cho nhân viên (33%) đứng thứ ba. Bối cảnh Việt Nam không khác nhiều: kế toán, nhân viên kho, kế hoạch sản xuất có kinh nghiệm luôn thiếu, và một người nghỉ việc thường kéo theo khoảng trống tri thức khó bù đắp.

Khi nhân viên giỏi phải dành phần lớn thời gian cho nhập liệu, đối chiếu và làm báo cáo thủ công, họ dễ chán và rời đi. Tự động hóa những việc này giúp họ tập trung vào phân tích, xử lý ngoại lệ và hỗ trợ ra quyết định, đó cũng là điều thu hút ứng viên trẻ muốn làm việc với công nghệ hiện đại.

Tự động hóa do người dùng dẫn dắt vận hành như thế nào?

1. Nhân viên phát hiện điểm kém hiệu quả: nút thắt, việc lặp lại, sai sót, cơ hội bán hàng bị bỏ lỡ.
2. Áp dụng tự động hóa hoặc AI để xử lý.
3. Giải pháp được duy trì trong hệ thống, vấn đề không quay lại.

Điểm khác biệt so với dự án tự động hóa truyền thống là ý tưởng đến từ người làm việc hằng ngày, không phải từ một danh sách do phòng IT soạn sẵn. Điều này đòi hỏi nền tảng ERP cho phép người dùng nghiệp vụ tự cấu hình quy trình, cảnh báo và phê duyệt mà không cần lập trình.

Những việc nào có thể tự động hóa ngay?

Với doanh nghiệp Việt Nam, nhận diện hóa đơn đầu vào và đối chiếu sao kê ngân hàng thường là hai điểm bắt đầu có hiệu quả nhanh nhất, vì khối lượng chứng từ lớn và quy tắc tương đối ổn định.

Một doanh nghiệp đã áp dụng như thế nào?

Theo câu chuyện do Acumatica công bố, Inspirus, công ty SaaS cung cấp giải pháp khen thưởng nhân viên, từng dùng hệ thống tài chính hàng chục năm tuổi với lập hóa đơn thủ công và dữ liệu hạn chế. Sau khi chuyển sang Acumatica, công ty tự động hóa việc gửi hóa đơn, nhập đơn hàng từ nhiều nền tảng thương mại, cùng các quy trình kho và giao hàng. CEO của Inspirus cho rằng chi phí thay thế một nhân viên nghỉ việc rất lớn, nên giảm việc nhàm chán là một phần của chiến lược giữ người.

CEO nên bắt đầu từ đâu?

Hãy hỏi trưởng các bộ phận ba câu: việc gì nhân viên làm lặp lại mỗi ngày, lỗi nào xảy ra thường xuyên nhất và báo cáo nào mất nhiều giờ để tổng hợp. Danh sách trả lời chính là lộ trình tự động hóa ưu tiên. Xem thêm lực lượng lao động linh hoạt và chuyển đổi số thực chất là gì.

Câu hỏi thường gặp

Tự động hóa AI có làm mất việc của nhân viên không?

Mục tiêu chính là loại bỏ việc lặp lại để nhân viên tập trung vào phân tích và xử lý ngoại lệ. Nhiều doanh nghiệp dùng tự động hóa để đáp ứng tăng trưởng mà không phải tuyển thêm tương ứng.

Nhận diện hóa đơn bằng AI hoạt động thế nào?

Hệ thống đọc hóa đơn nhà cung cấp, nhận diện nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày và số tiền, rồi điền vào chứng từ công nợ. Khi người duyệt chỉnh sửa, hệ thống học để nhận diện chính xác hơn.

Doanh nghiệp nhỏ có áp dụng được tự động hóa AI không?

Có. Nhiều tính năng AI đã có sẵn trong ERP cloud, doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu từ nhận diện hóa đơn, đối chiếu ngân hàng và cảnh báo tự động mà không cần đội ngũ kỹ thuật riêng.

Bài viết được S4 Consulting biên tập và bổ sung bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam, dựa trên bài "User-Driven AI Automation Transforms Businesses, Attracts Talent" của Doug Johnson trên blog Acumatica (17/08/2023).